Multifunction Printer atau MFP sudah menjadi perangkat yang umum ditemukan di lingkungan kerja. Namun, MFP modern sebenarnya tidak lagi sekadar perangkat yang menggabungkan fungsi printer, mesin fotokopi, dan scanner dalam satu mesin.
Di lingkungan perusahaan, MFP dapat menjadi bagian dari infrastruktur dokumen yang menghubungkan proses cetak, digitalisasi dokumen, keamanan informasi, autentikasi pengguna, hingga pengelolaan aktivitas cetak.
Karena itu, memahami apa itu Multifunction Printer sebaiknya tidak hanya dilihat dari jumlah fungsi yang tersedia, tetapi juga dari bagaimana perangkat tersebut mendukung proses kerja perusahaan.
Apa Itu Multifunction Printer?
Multifunction Printer (MFP) adalah perangkat yang menggabungkan beberapa fungsi pengelolaan dokumen dalam satu mesin.
- Print atau mencetak dokumen
- Copy atau menggandakan dokumen
- Scan atau mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital
- Fax pada model tertentu
Pada MFP untuk lingkungan bisnis dan enterprise, kemampuannya dapat berkembang lebih jauh, misalnya dengan automatic document feeder (ADF), duplex printing dan scanning, konektivitas jaringan, autentikasi pengguna, pengaturan hak akses, integrasi dengan aplikasi, hingga pengelolaan perangkat secara terpusat.
Inilah yang membedakan MFP modern dengan anggapan lama bahwa perangkat tersebut hanyalah “printer yang bisa fotokopi”.
Apa Perbedaan Printer Biasa dan Multifunction Printer?
Perbedaan paling sederhana terletak pada fungsi perangkat. Printer single-function pada dasarnya difokuskan untuk mencetak. Sementara itu, MFP menggabungkan proses print, copy, dan scan dalam satu perangkat.
Namun, dalam lingkungan perusahaan perbedaannya dapat menjadi lebih luas. Sebuah MFP dapat menjadi titik masuk dan keluar dokumen. Dokumen digital dikirim ke perangkat untuk dicetak, sedangkan dokumen fisik dapat dipindai dan diteruskan kembali ke lingkungan digital.
Dengan konfigurasi dan solusi yang tepat, proses tersebut dapat dikembangkan menjadi sebuah document workflow yang lebih terstruktur.
Fungsi Utama Multifunction Printer
1. Print
Fungsi dasar MFP adalah mencetak dokumen. Kebutuhan perusahaan dapat sangat beragam, mulai dari dokumen administrasi, laporan keuangan, surat, formulir, proposal, materi presentasi hingga dokumen berwarna. Karena itu, pemilihan perangkat sebaiknya tidak hanya berdasarkan kecepatan cetak. Volume cetak, ukuran kertas, kebutuhan warna, kapasitas input, finishing, keamanan, dan pola penggunaan juga perlu dipertimbangkan.
2. Copy
Fungsi copy memungkinkan dokumen diperbanyak langsung melalui perangkat tanpa harus menggunakan komputer. Pada lingkungan dengan aktivitas dokumen tinggi, fitur seperti automatic document feeder, duplex copy, sorting, dan finishing dapat membantu mempercepat pekerjaan dibandingkan proses penggandaan dokumen secara manual.
3. Scan
Fungsi scan menjadi semakin penting seiring meningkatnya digitalisasi dokumen. Dokumen fisik dapat diubah menjadi file digital kemudian diteruskan ke lokasi atau aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pada perangkat dan konfigurasi tertentu, proses scanning dapat mendukung berbagai workflow seperti pengiriman ke folder jaringan, email, penyimpanan digital atau sistem pengelolaan dokumen. Teknologi OCR (Optical Character Recognition) juga dapat digunakan dalam workflow tertentu untuk membantu mengenali teks dari dokumen hasil pemindaian. Karena itu, scanner pada MFP modern bukan sekadar alat untuk membuat file PDF, tetapi dapat menjadi bagian dari proses transformasi dokumen fisik menuju workflow digital.
4. Fax
Beberapa MFP masih menyediakan fungsi fax, meskipun penggunaannya tidak lagi menjadi kebutuhan utama bagi banyak organisasi. Karena kebutuhan komunikasi dokumen semakin bergeser ke email, cloud, dan workflow digital, keberadaan fax sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan aktual perusahaan, bukan menjadi faktor utama dalam memilih MFP.
MFP A3 dan A4: Apa Perbedaannya?
Salah satu pertimbangan penting dalam memilih Multifunction Printer adalah ukuran media yang dibutuhkan. MFP A4 umumnya cocok untuk lingkungan kerja yang mayoritas mencetak dokumen berukuran A4 dan membutuhkan perangkat dengan footprint relatif lebih ringkas.
Sementara MFP A3 dapat menangani media hingga ukuran A3 dan biasanya digunakan ketika perusahaan membutuhkan fleksibilitas ukuran dokumen yang lebih luas.
Namun, pemilihan A3 atau A4 tidak seharusnya hanya berdasarkan ukuran kertas. Volume cetak, jumlah pengguna, workflow dokumen, kebutuhan finishing, lokasi perangkat, dan karakter pekerjaan perlu dianalisis agar perangkat yang dipilih tidak terlalu besar ataupun terlalu kecil untuk kebutuhan sebenarnya.
MFP Mono atau Color?
MFP mono cocok ketika mayoritas pekerjaan berupa dokumen teks hitam putih. Sebaliknya, MFP color dapat dibutuhkan untuk dokumen yang menggunakan grafik, diagram, materi presentasi, laporan, materi pemasaran, atau informasi yang lebih mudah dipahami menggunakan warna.
Dalam lingkungan perusahaan yang memiliki kedua kebutuhan tersebut, tidak selalu berarti seluruh perangkat harus menggunakan printer warna. Komposisi perangkat dapat disesuaikan dengan pola penggunaan masing-masing departemen sehingga perusahaan memperoleh keseimbangan antara produktivitas dan biaya.
MFP Enterprise Bukan Sekadar Print, Copy, dan Scan
Pada lingkungan perusahaan, MFP dapat menjadi perangkat yang terhubung langsung ke jaringan dan digunakan oleh banyak pengguna. Karena itu, kemampuan perangkat perlu dilihat lebih luas.
User Authentication
Autentikasi membantu memastikan pengguna dikenali sebelum memperoleh akses terhadap fungsi tertentu pada perangkat. Pelajari lebih lanjut mengenai User Authentication Printer.
Secure Print
Dokumen tertentu sebaiknya tidak langsung keluar dari printer ketika pengguna mengirim perintah cetak. Mekanisme Secure Print membantu mengurangi risiko dokumen sensitif tertinggal di output tray.
Pull Printing
Dalam lingkungan tertentu, pekerjaan cetak dapat disimpan dalam antrean dan dilepaskan melalui perangkat yang tersedia. Pendekatan Pull Printing memberikan fleksibilitas sekaligus membantu mengurangi pekerjaan cetak yang tidak pernah diambil.
Printer Security
Karena terhubung ke jaringan, MFP perlu diperlakukan sebagai bagian dari infrastruktur TI perusahaan. Konfigurasi perangkat, firmware, akses administrator, protokol jaringan, autentikasi, penyimpanan data dan kebijakan Printer Security perlu dikelola sesuai kebutuhan organisasi.
Fleet Management
Ketika perusahaan memiliki banyak printer dan MFP, pengelolaan perangkat satu per satu menjadi tidak efisien. Fleet Management Printer membantu melihat lingkungan perangkat secara lebih terstruktur.
Print Analytics
Data penggunaan printer dapat membantu perusahaan mengevaluasi volume cetak, distribusi perangkat, pola penggunaan dan peluang optimasi melalui Print Analytics.
Dari Multifunction Printer Menuju Document Workflow
Salah satu perubahan penting pada MFP modern adalah pergeseran dari sekadar output device menjadi bagian dari alur informasi perusahaan.
Bayangkan sebuah dokumen diterima dalam bentuk kertas. Dokumen tersebut dipindai melalui MFP, diteruskan ke lokasi digital yang telah ditentukan, kemudian digunakan dalam proses administrasi berikutnya.
Dalam skenario yang lebih terintegrasi, proses ini dapat dikembangkan menjadi Document Workflow menggunakan aplikasi dan solusi pengelolaan dokumen.
Artinya, pertanyaan mengenai MFP tidak lagi hanya “Berapa halaman per menit?”, tetapi juga “Bagaimana perangkat ini terintegrasi dengan cara perusahaan bekerja?”
Bagaimana MFP Berhubungan dengan Managed Print Services?
Memilih MFP yang tepat hanyalah satu bagian dari pengelolaan lingkungan cetak. Setelah perangkat digunakan, perusahaan masih harus memikirkan:
- monitoring perangkat
- ketersediaan toner
- maintenance dan perbaikan
- penggunaan perangkat
- biaya cetak
- keamanan
- distribusi printer
- evaluasi kebutuhan dari waktu ke waktu
Di sinilah konsep Managed Print Services (MPS) menjadi relevan. Dalam pendekatan MPS, perhatian tidak hanya diberikan kepada mesin, tetapi kepada keseluruhan lingkungan cetak dan dokumen.
Perusahaan dapat mengevaluasi apakah jumlah perangkat sudah sesuai, bagaimana perangkat digunakan, berapa volume cetaknya, bagaimana supplies dikelola, hingga apakah konfigurasi keamanan dan workflow sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Apakah Perusahaan Membutuhkan Multifunction Printer?
Tidak semua perusahaan membutuhkan jenis MFP yang sama. Kebutuhan sebuah kantor kecil tentu berbeda dengan perusahaan yang memiliki ratusan pengguna, beberapa departemen, banyak lokasi, atau volume dokumen yang tinggi.
Sebelum memilih perangkat, beberapa pertanyaan berikut dapat digunakan sebagai titik awal:
- Berapa jumlah pengguna?
- Berapa rata-rata volume cetak setiap bulan?
- Apakah mayoritas cetakan mono atau color?
- Apakah membutuhkan kertas A3?
- Seberapa besar aktivitas scanning?
- Apakah dokumen yang dicetak bersifat sensitif?
- Apakah diperlukan autentikasi pengguna?
- Apakah perusahaan memiliki beberapa printer atau lokasi?
- Bagaimana toner dan maintenance dikelola?
- Apakah aktivitas cetak perlu dimonitor?
Jawaban terhadap pertanyaan tersebut jauh lebih berguna dibandingkan memilih perangkat hanya berdasarkan harga atau kecepatan cetak.
Print Environment Assessment Sebelum Menentukan Perangkat
Untuk lingkungan perusahaan yang memiliki beberapa perangkat atau kebutuhan dokumen yang kompleks, pemilihan MFP sebaiknya diawali dengan Print Environment Assessment.
Assessment dapat membantu memetakan perangkat yang digunakan, jumlah pengguna, volume cetak, kebutuhan workflow, pola penggunaan, hingga area yang berpotensi tidak efisien. Hasilnya kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan konfigurasi perangkat dan strategi pengelolaan yang lebih tepat.
FAQ tentang Multifunction Printer
Apa kepanjangan MFP?
MFP adalah singkatan dari Multifunction Printer, yaitu perangkat yang menggabungkan beberapa fungsi pengelolaan dokumen seperti print, copy, dan scan dalam satu mesin.
Apakah MFP sama dengan mesin fotokopi?
Tidak selalu. Mesin fotokopi modern dan MFP dapat memiliki fungsi yang mirip, tetapi istilah MFP menekankan perangkat multifungsi yang terintegrasi dengan lingkungan digital dan jaringan, terutama pada penggunaan bisnis.
Lebih baik memilih MFP A3 atau A4?
Tergantung kebutuhan media, volume cetak, jumlah pengguna, workflow, dan karakter pekerjaan. A3 memberi fleksibilitas ukuran media lebih luas, sedangkan A4 dapat lebih sesuai untuk kebutuhan yang mayoritas menggunakan dokumen A4.
Apakah semua perusahaan membutuhkan MFP warna?
Tidak. Komposisi mono dan color sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan setiap departemen dan jenis dokumen yang dihasilkan.
Mengapa keamanan MFP perlu diperhatikan?
Karena MFP modern dapat terhubung ke jaringan dan digunakan untuk memproses dokumen perusahaan. Karena itu, autentikasi, konfigurasi jaringan, firmware, akses administrator, dan kebijakan keamanan perlu dikelola sesuai kebutuhan organisasi.
Kesimpulan
Multifunction Printer adalah perangkat yang menggabungkan fungsi print, copy dan scan – serta fax pada model tertentu – dalam satu perangkat. Namun dalam lingkungan bisnis modern, fungsi MFP dapat berkembang jauh melampaui kemampuan tersebut.
MFP dapat menjadi bagian dari jaringan perusahaan, document workflow, sistem autentikasi pengguna, keamanan dokumen, monitoring perangkat, hingga strategi Managed Print Services.
Karena itu, memilih MFP sebaiknya tidak dimulai dengan pertanyaan “Printer mana yang paling bagus?”, tetapi dengan pertanyaan “Perangkat seperti apa yang paling sesuai dengan kebutuhan dan lingkungan kerja perusahaan?”
Konsultasikan Kebutuhan MFP Perusahaan Anda
Setiap lingkungan kerja memiliki jumlah pengguna, volume cetak, kebutuhan keamanan dan workflow dokumen yang berbeda.
Nusaprint membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan perangkat dan lingkungan cetak sebelum menentukan solusi yang sesuai – mulai dari Multifunction Printer, pengelolaan perangkat, supplies dan layanan teknis hingga Managed Print Services.
Konsultasikan kebutuhan MFP dan lingkungan cetak perusahaan Anda bersama Nusaprint.
