Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Print Environment Assessment?
Banyak perusahaan baru menyadari adanya masalah pada lingkungan cetak ketika biaya printer mulai meningkat, toner sering habis, perangkat terlalu sering mengalami gangguan, atau pengguna mengeluhkan lambatnya proses mencetak.
Padahal, masalah tersebut sering kali bukan hanya disebabkan oleh satu printer yang bermasalah.
Jumlah perangkat yang terlalu banyak, penempatan printer yang tidak tepat, volume cetak yang tidak seimbang, perangkat dengan teknologi berbeda-beda, hingga tidak adanya sistem monitoring dapat membuat print environment menjadi semakin sulit dikendalikan.
Di sinilah Print Environment Assessment diperlukan.
Print Environment Assessment adalah proses evaluasi menyeluruh terhadap kondisi infrastruktur cetak perusahaan untuk mengetahui bagaimana perangkat digunakan, berapa biaya yang dikeluarkan, bagaimana tingkat keamanannya, serta seberapa efektif lingkungan cetak tersebut mendukung kebutuhan operasional.
Dengan assessment yang tepat, perusahaan tidak hanya mengetahui berapa banyak printer yang dimiliki, tetapi juga memahami apakah setiap perangkat benar-benar memberikan nilai bagi bisnis.
Apa Itu Print Environment Assessment?
Print Environment Assessment merupakan proses pemetaan dan evaluasi terhadap seluruh lingkungan cetak dalam suatu organisasi.
Assessment dapat mencakup printer, multifunction printer (MFP), copier, pengguna, volume cetak, biaya, consumables, jaringan, keamanan, workflow, hingga proses pengelolaan perangkat.
Tujuannya bukan sekadar mencari printer mana yang harus diganti.
Tujuan utamanya adalah menjawab beberapa pertanyaan penting:
- Apakah jumlah printer saat ini sudah optimal?
- Apakah setiap perangkat digunakan secara efektif?
- Berapa sebenarnya biaya operasional pencetakan?
- Apakah terdapat perangkat yang terlalu mahal untuk dipelihara?
- Apakah pengguna memiliki akses mencetak yang sesuai?
- Apakah dokumen sensitif sudah terlindungi?
- Apakah toner dan consumables dapat dimonitor?
- Apakah perusahaan memiliki kebijakan penggunaan printer?
- Apakah perangkat sudah terintegrasi dengan sistem IT perusahaan?
- Apakah lingkungan cetak saat ini siap dikembangkan menuju Managed Print Services?
Dengan demikian, Print Environment Assessment bukan sekadar inventarisasi printer, melainkan evaluasi terhadap keseluruhan ekosistem pencetakan perusahaan.
Mengapa Assessment Printer Tidak Cukup Hanya Menghitung Jumlah Perangkat?
Misalnya sebuah perusahaan memiliki 50 printer.
Secara sederhana, perusahaan mungkin menyimpulkan bahwa 50 printer merupakan kebutuhan yang wajar.
Namun setelah dilakukan assessment, dapat ditemukan kondisi seperti:
- 10 printer memiliki volume cetak sangat rendah.
- 8 printer berada di lokasi yang terlalu berdekatan.
- 5 perangkat sudah berusia tua.
- 7 printer menggunakan consumables dengan biaya tinggi.
- Beberapa perangkat tidak memiliki sistem monitoring.
- Printer tertentu digunakan untuk mencetak dokumen sensitif tanpa authentication.
- Sebagian besar perangkat tidak memiliki kebijakan penggunaan.
- Perusahaan memiliki banyak tipe printer dengan konfigurasi berbeda.
Artinya, masalah sebenarnya bukan sekadar berapa banyak printer yang dimiliki, tetapi bagaimana seluruh printer tersebut digunakan dan dikelola.
Inilah alasan mengapa assessment harus melihat print environment secara menyeluruh.
Komponen Utama dalam Print Environment Assessment
Agar assessment memberikan gambaran yang komprehensif, perusahaan dapat mengevaluasi beberapa area utama berikut.
1. Print Fleet Assessment
Tahap pertama adalah memahami kondisi print fleet.
Data yang perlu dikumpulkan antara lain:
- Jumlah printer dan MFP;
- Merek dan model;
- Teknologi print;
- Ukuran perangkat;
- Lokasi perangkat;
- Usia perangkat;
- Kemampuan perangkat;
- Konektivitas;
- Status perangkat;
- serta kontrak atau status kepemilikan.
Dari data tersebut perusahaan dapat mengetahui apakah komposisi perangkat sudah sesuai dengan kebutuhan.
Contohnya, sebuah departemen mungkin menggunakan beberapa printer A4 secara terpisah padahal kebutuhan sebenarnya dapat dipenuhi dengan satu multifunction printer yang lebih terkontrol.
2. Print Volume Assessment
Jumlah perangkat saja tidak cukup.
Perusahaan juga perlu mengetahui berapa banyak dokumen yang sebenarnya dicetak.
Print volume assessment dapat melihat:
- Total halaman per bulan;
- Volume monochrome;
- Volume color;
- Volume per perangkat;
- Volume per departemen;
- Volume per user;
- serta perubahan volume dari waktu ke waktu.
Data tersebut dapat menunjukkan perangkat yang overutilized maupun underutilized.
Printer dengan volume terlalu rendah mungkin menunjukkan adanya pemborosan aset.
Sebaliknya, printer dengan volume sangat tinggi dapat menjadi bottleneck dan membutuhkan perangkat dengan kapasitas lebih besar.
3. Print Cost Assessment
Salah satu bagian terpenting adalah menghitung total biaya lingkungan cetak.
Kesalahan umum perusahaan adalah hanya melihat harga toner atau biaya pembelian printer.
Padahal total biaya dapat terdiri dari:
- Biaya perangkat;
- Toner;
- Drum;
- Spare part;
- Maintenance;
- Service;
- Listrik;
- Tenaga kerja;
- Downtime;
- Inventory consumables;
- serta Biaya administrasi pengelolaan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat Total Cost of Ownership (TCO), bukan hanya harga perangkat.
Assessment yang baik dapat membantu perusahaan menemukan perangkat yang terlihat murah tetapi ternyata memiliki biaya operasional tinggi.
4. Security Assessment
Printer modern bukan lagi sekadar perangkat output.
Printer dan multifunction device dapat terhubung dengan jaringan perusahaan, menyimpan data, menerima dokumen dari komputer, serta berinteraksi dengan sistem IT.
Karena itu, aspek keamanan perlu menjadi bagian dari Print Environment Assessment.
Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain:
- User authentication;
- PIN atau card authentication;
- Secure print;
- Access control;
- Encryption;
- Administrator access;
- Audit log;
- Data protection;
- serta Keamanan koneksi jaringan.
Assessment ini penting terutama bagi perusahaan yang menangani dokumen keuangan, HR, legal, kontrak, data pelanggan, atau informasi bisnis yang bersifat rahasia.
Secure Print, yang menjadi bagian dari strategi keamanan dokumen, dapat menjadi salah satu solusi yang direkomendasikan berdasarkan hasil assessment.
5. Print Management Assessment
Pertanyaan berikutnya adalah:
Seberapa mudah perusahaan mengelola seluruh perangkat tersebut?
Jika perusahaan memiliki puluhan atau ratusan printer dengan sistem yang berbeda-beda, pengelolaan manual dapat menjadi semakin kompleks.
Assessment dapat mengevaluasi apakah perusahaan sudah memiliki:
- Centralized monitoring;
- Remote monitoring;
- Toner monitoring;
- Automated alert;
- Device management;
- Reporting;
- Service tracking;
- serta Centralized administration.
Semakin besar print fleet, semakin penting kemampuan perusahaan untuk mendapatkan visibility terhadap seluruh perangkat.
6. User & Access Assessment
Tidak semua pengguna membutuhkan akses yang sama.
Perusahaan dapat mengevaluasi:
- Siapa yang boleh mencetak;
- Perangkat mana yang dapat digunakan;
- Apakah akses dapat dibatasi berdasarkan departemen;
- Apakah color printing perlu dibatasi;
- Apakah dokumen tertentu membutuhkan authentication;
- serta apakah aktivitas pencetakan dapat ditelusuri.
Area ini berkaitan erat dengan User Authentication dan Print Policy.
Dengan pengaturan yang tepat, perusahaan dapat mengurangi pencetakan yang tidak diperlukan sekaligus meningkatkan keamanan dokumen.
7. Print Workflow Assessment
Print Environment Assessment juga perlu melihat bagaimana dokumen bergerak dalam proses bisnis.
Contohnya:
Pengguna membuat dokumen → mencetak → menandatangani → scan → email → menyimpan kembali dokumen.
Jika proses seperti ini terjadi berulang kali, kemungkinan terdapat peluang untuk meningkatkan efisiensi workflow.
Assessment dapat membantu mengidentifikasi:
- Proses manual;
- Proses duplikasi;
- Penggunaan scan yang berlebihan;
- Kebutuhan digital workflow;
- Integrasi cloud;
- serta peluang automation.
Dengan demikian, assessment tidak hanya berfokus pada printer, tetapi juga pada proses bisnis yang menggunakan printer tersebut.
Bagaimana Cara Melakukan Print Environment Assessment?
Secara umum, proses assessment dapat dilakukan melalui beberapa tahap.
Tahap 1 — Inventory
Kumpulkan seluruh data perangkat.
Tahap 2 — Data Collection
Kumpulkan data volume, biaya, consumables, service, dan penggunaan.
Tahap 3 — Analysis
Analisis efisiensi perangkat, biaya, keamanan, dan operational workload.
Tahap 4 — Gap Identification
Identifikasi kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kebutuhan bisnis.
Tahap 5 — Recommendation
Tentukan prioritas perbaikan berdasarkan dampak dan urgensinya.
Tahap 6 — Implementation Roadmap
Susun roadmap implementasi, baik melalui optimasi internal maupun Managed Print Services.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak langsung mengambil keputusan hanya berdasarkan asumsi.
Keputusan dibuat berdasarkan data kondisi print environment yang sebenarnya.
Contoh Sederhana Hasil Assessment
Misalnya sebuah perusahaan memiliki:
80 perangkat
Setelah dilakukan assessment ditemukan:
| Area | Kondisi |
| Print Fleet | 80 perangkat |
| Underutilized | 15 perangkat |
| High Volume | 10 perangkat |
| Perangkat tua | 18 perangkat |
| Tanpa monitoring | 60 perangkat |
| Tanpa authentication | 55 perangkat |
| Toner monitoring | Manual |
| Print policy | Belum tersedia |
| Centralized management | Belum tersedia |
Dari data tersebut, perusahaan dapat melihat bahwa masalah utama bukan sekadar jumlah printer.
Terdapat peluang optimasi pada fleet, cost, security, monitoring, dan governance.
Inilah nilai utama Print Environment Assessment:
Mengubah kondisi print environment dari sesuatu yang sulit dilihat menjadi sesuatu yang dapat diukur dan dikelola.
Menghubungkan Assessment dengan Print Health Score™
Di Nusaprint, hasil assessment dapat dikembangkan lebih lanjut melalui pendekatan Nusaprint Print Health Score™.
Konsep ini membantu perusahaan memahami tingkat kematangan lingkungan cetaknya berdasarkan beberapa dimensi utama, seperti:
- Cost Control
- IT Operations
- Security & Compliance
- Governance & Visibility
- Print Optimization
Hasil akhirnya bukan hanya laporan mengenai kondisi printer, tetapi gambaran mengenai tingkat kesehatan print environment perusahaan.
Dengan demikian, perusahaan dapat menentukan:
Apa yang harus diperbaiki terlebih dahulu?
Bukan:
Printer apa yang harus dibeli?
Perbedaan tersebut sangat penting.
Karena solusi terbaik belum tentu berarti menambah perangkat baru.
Dalam beberapa kasus, solusi terbaik justru dapat berupa:
- Mengurangi jumlah perangkat;
- Merelokasi perangkat;
- Melakukan standardisasi;
- Meningkatkan monitoring;
- Menerapkan authentication;
- Memperbaiki print policy;
- Mengoptimalkan workflow;
- atau mengelola seluruh lingkungan cetak melalui Managed Print Services.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Melakukan Print Environment Assessment?
Assessment sangat relevan ketika perusahaan mengalami kondisi seperti:
- Biaya cetak terus meningkat;
- Jumlah printer semakin banyak;
- Printer sering mengalami downtime;
- Toner sering habis secara tidak terduga;
- Sulit mengetahui total biaya printing;
- Banyak jenis printer dan consumables;
- Perusahaan sedang melakukan ekspansi;
- Terjadi merger atau pembukaan cabang;
- Kebutuhan keamanan dokumen meningkat;
- Perusahaan ingin melakukan efisiensi biaya;
- atau perusahaan sedang mempertimbangkan Managed Print Services.
Assessment juga ideal dilakukan sebelum perusahaan melakukan investasi besar pada print fleet.
Dengan mengetahui kondisi aktual terlebih dahulu, keputusan investasi dapat dibuat dengan lebih objektif.
Print Environment Assessment sebagai Langkah Awal Menuju MPS
Managed Print Services bukan sekadar menyewakan printer.
MPS yang baik dimulai dari pemahaman terhadap kondisi print environment perusahaan.
Assessment memberikan baseline mengenai:
Current State → Problem → Opportunity → Recommendation → Implementation → Monitoring
Tanpa baseline yang jelas, perusahaan akan sulit mengetahui apakah implementasi MPS benar-benar menghasilkan improvement.
Karena itu, Print Environment Assessment dapat menjadi langkah awal sebelum merancang solusi Managed Print Services yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kesimpulan
Print Environment Assessment membantu perusahaan melihat lingkungan cetak secara lebih menyeluruh.
Bukan hanya:
“Berapa banyak printer yang kita punya?”
Tetapi:
“Apakah seluruh lingkungan cetak kita sudah efisien, aman, terukur, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis?”
Melalui assessment terhadap fleet, volume, biaya, security, management, user access, workflow, dan governance, perusahaan dapat menemukan berbagai peluang optimasi yang sebelumnya tidak terlihat.
Dan yang paling penting, hasil assessment dapat menjadi dasar untuk menentukan langkah berikutnya secara objektif.
Baik perusahaan memilih melakukan optimasi internal maupun menggunakan Managed Print Services, keputusan sebaiknya dimulai dari satu hal:
Memahami kondisi print environment terlebih dahulu.
Ingin Mengetahui Seberapa Sehat Print Environment Perusahaan Anda?
Nusaprint membantu perusahaan melakukan evaluasi terhadap lingkungan cetak untuk mengidentifikasi peluang efisiensi biaya, peningkatan keamanan, optimalisasi perangkat, dan pengelolaan print environment.
Mulai dari assessment, kemudian tentukan strategi berdasarkan data.
Nusaprint — Managed Print Services untuk lingkungan cetak yang lebih terukur, efisien, dan aman.
