Di dekat mesin fotocopy sering ditemukan dokumen salah versi, cetakan yang tidak diambil, atau kertas yang hanya terpakai satu sisi. Jumlahnya mungkin terlihat kecil setiap hari, tetapi kebiasaan yang sama terus berulang. Fotocopy ramah lingkungan dapat dimulai dari situ: mengurangi pemborosan yang sebenarnya dapat dicegah. Bukan berarti semua dokumen harus digital, dan bukan pula cukup membeli mesin dengan label tertentu.
Apa yang dimaksud fotocopy ramah lingkungan?
Dalam praktik kantor, istilah ini lebih tepat dipahami sebagai upaya mengurangi dampak kegiatan cetak melalui penggunaan kertas, energi, supplies, dan perangkat yang lebih bertanggung jawab. Kata “lebih” penting: kegiatan mencetak tetap menggunakan sumber daya.
Karena itu, hindari klaim seperti “tanpa dampak lingkungan” jika tidak memiliki dasar pengukuran yang jelas. Untuk langkah awal, perusahaan cukup mencatat apa yang digunakan, menemukan sumber pemborosan, lalu membandingkan perubahan dengan kondisi sebelumnya.
Kurangi cetak yang tidak diperlukan
Sebelum mencetak, pastikan file sudah final, jumlah salinan sesuai, dan penerima memang membutuhkan dokumen fisik. Dokumen untuk pengecekan awal dapat ditinjau secara digital jika proses kerja memungkinkan.
Gunakan pratinjau untuk memeriksa halaman kosong, kolom yang terpotong, serta lampiran yang ikut tercetak tanpa dibutuhkan. Langkah singkat ini lebih mudah diterapkan daripada meminta semua orang mengurangi cetak tanpa menjelaskan caranya.
Untuk printer bersama, pertimbangkan pull printing apabila kebutuhan dan perangkat mendukung. Pengguna mengambil pekerjaannya melalui proses pelepasan yang dikonfigurasi. Kebijakan penghapusan antrean yang tidak diambil perlu ditetapkan; penghematan tidak boleh diasumsikan sebelum pemakaiannya diukur.
Gunakan dua sisi ketika dokumennya memungkinkan
Dua sisi atau duplex mengurangi kebutuhan lembar kertas untuk jumlah sisi dokumen yang sama. Namun, penggunaannya perlu mempertimbangkan format, keterbacaan, serta persyaratan pihak penerima. Jangan memaksakan duplex pada formulir yang memang harus satu sisi.
Contoh sederhana: 100 eksemplar dokumen 10 halaman membutuhkan 1.000 lembar jika dicetak satu sisi. Jika semuanya cocok dicetak dua sisi, kebutuhannya menjadi 500 lembar. Pengurangan 500 lembar ini adalah perhitungan ilustratif, bukan klaim pengurangan energi atau emisi sebesar 50%.
Jumlah sisi tercetak tetap 1.000. Artinya, penghematan kertas tidak otomatis mengurangi tagihan klik dengan persentase yang sama. Pisahkan ukuran lembar, sisi tercetak, serta biaya layanan agar laporan tidak menyesatkan.
Pilih kertas berdasarkan bukti dan kecocokan
Periksa ukuran, berat, serta jenis media yang didukung printer. Kertas yang tidak cocok dapat memicu pekerjaan ulang dan gangguan operasional. Simpan kertas dengan baik agar kondisinya tidak menurun sebelum digunakan.
Jika memasukkan sertifikasi ke kriteria pembelian, pahami artinya. FSC Recycled menunjukkan bahan berbasis hutan yang digunakan telah didaur ulang, sedangkan FSC Mix memiliki komposisi sumber yang berbeda. Label FSC bukan pernyataan bahwa kegiatan cetak bebas emisi. (FSC — What the FSC Labels Mean)
Purchasing sebaiknya meminta identitas produk dan bukti klaim yang relevan, bukan hanya menerima kata “eco” dalam brosur. Jangan otomatis menganggap semua kertas berlabel FSC memiliki kandungan daur ulang yang sama.
Atur energi sesuai jam kerja
Mode tidur membantu mengurangi penggunaan energi saat perangkat tidak aktif. ENERGY STAR menganjurkan agar pengaturan hemat energi pada printer dan mesin fotocopy tetap digunakan. (ENERGY STAR — Imaging Equipment) Sesuaikan waktu tidur dengan pola kerja agar penghematan dan kesiapan layanan dapat berjalan bersama.
Jangan mematikan listrik secara paksa ketika perangkat sedang bekerja atau memperbarui sistem. Ikuti prosedur perangkat dan koordinasikan jadwal dengan IT. Saat membandingkan produk, lihat data model yang benar; status satu seri tidak boleh diasumsikan berlaku untuk seluruh variannya.
Tentukan ke mana supplies bekas pergi
Cartridge kosong sebaiknya tidak sekadar dipindahkan ke gudang tanpa pencatatan. Tentukan tempat pengumpulan, penanggung jawab, jalur pengembalian atau pengolahan, serta bukti serah terimanya.
HP menyediakan informasi pengembalian dan daur ulang melalui program resminya. Namun, cakupan wilayah, jenis barang yang diterima, dan tata cara layanan harus diperiksa untuk lokasi pelanggan. Jangan menganggap program di negara lain otomatis tersedia dengan ketentuan yang sama di Indonesia. (HP — Product Return and Recycling)
Untuk perangkat yang tidak lagi digunakan, tanyakan penanganan data dan tujuan akhirnya. Perangkat yang masih layak tidak selalu harus diganti; keputusan perlu mempertimbangkan kondisi, kebutuhan, dukungan, dan kemampuan pemeliharaan.
Ukur empat hal terlebih dahulu
Mulailah dengan lembar kertas yang digunakan, jumlah sisi tercetak, cetak ulang yang diketahui, dan supplies bekas yang diserahkan melalui jalur terdokumentasi. Gunakan periode yang sama dan catat perubahan jumlah pegawai atau beban kerja. Jika volume cetak turun saat pekerjaan kantor juga turun, jangan langsung menyebut seluruh penurunan sebagai keberhasilan program. Begitu pula pengurangan emisi: klaim tersebut memerlukan metode dan faktor perhitungan tersendiri.
Hasil Print Environment Assessment dapat menjadi titik awal. Setelah itu, tuangkan aturan sederhana dalam kebijakan cetak dan tinjau penerapannya secara berkala.
Nusaprint Insight
Kantor yang lebih bertanggung jawab tidak dinilai hanya dari label mesinnya. Kebiasaan pengguna, pengaturan perangkat, pemilihan bahan, dan kejelasan penanganan barang bekas perlu berjalan bersama.
FAQ
Apakah harus mengganti semua mesin terlebih dahulu?
Tidak. Mulailah dengan evaluasi perangkat yang ada dan sumber pemborosan. Penggantian dilakukan bila manfaat serta kebutuhannya jelas.
Apakah duplex menghemat toner sampai setengahnya?
Tidak otomatis. Duplex mengurangi lembar kertas, sedangkan sisi dokumen yang dicetak bisa tetap sama.
Apakah digitalisasi selalu lebih ramah lingkungan?
Tidak dapat disimpulkan secara mutlak. Pilih proses yang sesuai dan ukur dampaknya; penyimpanan dan penggunaan sistem digital juga memerlukan sumber daya.
Mulai dari kondisi cetak kantor Anda
Melalui Managed Print Services, kebutuhan perangkat, pengaturan, pemakaian, dan dukungan dapat dibahas sebagai satu sistem. Hubungi Nusaprint untuk mendiskusikan kondisi kantor Anda atau kirim kebutuhan awal ke sales@nusaprint.co.id.
Referensi
ENERGY STAR — Imaging Equipment
FSC — What the FSC Labels MeanHP — Product Return and Recycling
