Di kantor dengan satu printer dan beberapa komputer, menambahkan printer secara manual mungkin belum terasa sebagai masalah. Situasinya berubah ketika perusahaan memiliki banyak pengguna, beberapa lantai atau lokasi, laptop perusahaan, perangkat pribadi, serta printer dengan fungsi yang berbeda.
Tim IT kemudian menghadapi pekerjaan yang terlihat kecil tetapi berulang: memasang printer, mencari driver, menentukan queue yang benar, mengatur default printing, membantu pengguna yang pindah lokasi, dan menangani perangkat yang tidak dapat menemukan printer.
Print management membantu mengubah proses tersebut dari konfigurasi satu per satu menjadi lingkungan cetak yang lebih terstruktur. Tujuannya bukan sekadar membuat pengguna dapat mencetak, tetapi memastikan akses printer sesuai kebutuhan, mudah dikelola, dan tidak menambah beban support yang tidak perlu.
Mengapa Akses Printer Menjadi Rumit di Lingkungan Modern?
Pengguna bekerja dari berbagai perangkat
Pengguna berpindah lokasi
Jumlah print queue bertambah
Driver dan finishing berbeda
Perubahan perangkat membutuhkan update
Apa Itu Print Queue?
Print queue adalah jalur logis yang menerima print job sebelum pekerjaan diteruskan ke printer. Bagi pengguna, queue biasanya terlihat sebagai nama printer pada komputer. Bagi IT, queue membawa konfigurasi seperti printer tujuan, driver, default setting, dan kebijakan tertentu.
Ketika queue dikelola secara manual pada banyak komputer, perubahan sederhana dapat menjadi pekerjaan besar. Karena itu, deployment dan pengelolaan queue menjadi bagian penting dalam lingkungan dengan banyak pengguna.
Print Management Bukan Hanya Monitoring Jumlah Halaman
Istilah print management sering diasosiasikan dengan laporan volume atau biaya. Padahal cakupannya dapat lebih luas: akses printer, authentication, print queue, driver deployment, mobile/BYOD printing, secure release, policy, reporting, dan kontrol penggunaan.
Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh fitur tersebut. Arsitektur sebaiknya ditentukan berdasarkan jumlah pengguna, lokasi, jenis perangkat, keamanan, workflow, dan kebutuhan IT.
PaperCut Mobility Print: Mempermudah Printing dari BYOD dan Perangkat Mobile
PaperCut Mobility Print dirancang untuk membantu administrator menyediakan printer bagi pengguna perangkat BYOD dan mobile dengan pengalaman print yang menyerupai proses native pada perangkat.
Menurut dokumentasi PaperCut, Mobility Print dapat digunakan dari berbagai tipe perangkat dan printer yang dipublikasikan dapat dipilih oleh administrator. Pada implementasi tertentu, authentication dapat digunakan bersama PaperCut NG/MF.
Ini relevan ketika perusahaan memiliki pengguna yang membawa laptop sendiri, menggunakan smartphone/tablet, atau memiliki perangkat yang tidak dikelola seperti workstation domain tradisional.
Untuk pembahasan khusus penggunaan smartphone dan tablet, arahkan pembaca ke artikel Mobile Printing.
PaperCut Print Deploy: Mengirim Queue dan Driver ke Pengguna yang Tepat
Untuk perangkat yang dikelola perusahaan, tantangannya sering bukan menemukan printer, tetapi memastikan queue dan driver yang benar tersedia bagi pengguna tanpa instalasi manual berulang.
PaperCut menjelaskan Print Deploy sebagai solusi untuk mendistribusikan print queue dan driver berdasarkan pengguna serta lokasi. Administrator membuat dan mengonfigurasi queue pada reference computer, kemudian queue tersebut dapat dideploy melalui Print Deploy Client.
Print Deploy mendukung lingkungan print server, serverless/direct print, maupun kombinasi hybrid. Ini membuatnya relevan untuk organisasi yang infrastrukturnya tidak lagi sepenuhnya bergantung pada satu pola jaringan.
Mobility Print atau Print Deploy?
Keduanya menyelesaikan masalah yang berdekatan tetapi tidak identik.
| Kebutuhan | Mobility Print | Print Deploy |
| BYOD / perangkat mobile | Sangat relevan | Dapat dikombinasikan |
| Deployment queue ke managed device | Bukan fokus utama | Fokus utama |
| Distribusi driver manufacturer | Terbatas/default lebih sederhana | Dapat menggunakan driver yang dikonfigurasi |
| Akses berdasarkan user/lokasi | Tergantung desain | Dapat menggunakan deployment/zones |
| Digunakan bersama | Ya | Ya |
PaperCut menyatakan Mobility Print dan Print Deploy dapat digunakan bersama. Pemilihan desain tetap perlu mengikuti kebutuhan dan arsitektur organisasi.
Contoh Skenario: Pengguna Berpindah Antar-Lokasi
Bayangkan seorang manager menggunakan laptop yang sama di kantor pusat dan cabang. Tanpa pengelolaan yang baik, pengguna dapat memiliki daftar printer panjang dengan nama yang sulit dibedakan.
Dengan deployment yang dirancang berdasarkan lokasi, administrator dapat membantu memastikan printer yang relevan tersedia ketika pengguna berada pada area tertentu. Konsep seperti ini mengurangi kebutuhan instalasi manual sekaligus membantu menjaga konfigurasi lebih konsisten.
Bagaimana dengan Pull Printing atau Find-Me Printing?
Queue deployment menjawab pertanyaan: printer atau queue mana yang tersedia bagi pengguna. Pull Printing menjawab masalah yang berbeda: di mana print job akhirnya dilepaskan.
Dalam konsep Pull Printing, pengguna dapat mengirim job ke antrean virtual dan melepaskannya pada perangkat yang sesuai setelah proses identifikasi atau authentication.
Pada desain tertentu, pendekatan queue deployment, Mobility Print, authentication, dan pull printing dapat saling melengkapi. Namun implementasinya harus dirancang sesuai produk, lisensi, jaringan, dan kebutuhan organisasi.
Keamanan Tetap Menjadi Bagian dari Desain
Kemudahan menemukan printer tidak boleh berarti semua pengguna bebas menggunakan semua perangkat tanpa kontrol. Organisasi perlu mempertimbangkan siapa yang boleh mengakses printer tertentu, apakah authentication diperlukan, bagaimana dokumen sensitif dilepaskan, dan bagaimana aktivitas dicatat.
Pembahasan identitas pengguna dapat dilanjutkan ke User Authentication, sedangkan perlindungan dokumen sebelum dilepaskan dibahas pada Secure Print.
Manfaat bagi Tim IT
- mengurangi instalasi printer secara manual pada setiap workstation;
- membantu menstandarkan queue, driver, dan default setting;
- mempermudah perubahan ketika printer atau lokasi berubah;
- mengurangi kebingungan pengguna akibat terlalu banyak printer yang tidak relevan;
- mendukung lingkungan managed device, BYOD, atau kombinasi keduanya;
- membuat pengelolaan printer lebih mudah dikembangkan ketika organisasi bertambah besar.
Manfaat bagi Pengguna
- lebih mudah menemukan printer yang relevan;
- mengurangi kebutuhan meminta bantuan IT hanya untuk instalasi printer;
- pengalaman printing lebih konsisten saat berpindah perangkat atau lokasi;
- akses ke mobile/BYOD printing dapat disediakan dengan workflow yang lebih terarah;
- fitur printer dapat disajikan sesuai queue dan driver yang memang dibutuhkan.
Kapan Perusahaan Perlu Mengevaluasi Print Management?
- IT sering menerima permintaan instalasi atau mapping printer;
- pengguna memiliki daftar printer yang panjang dan membingungkan;
- perusahaan menggunakan kombinasi Windows, macOS, ChromeOS atau BYOD;
- pengguna sering berpindah lantai, cabang, atau lokasi;
- driver dan setting printer tidak konsisten antar-komputer;
- organisasi ingin menggabungkan akses printer dengan authentication, pull printing, reporting, atau print policy.
Print Management dalam Managed Print Services
Dalam Managed Print Services (MPS), perangkat bukan satu-satunya objek yang dikelola.
Lingkungan cetak juga mencakup pengguna, queue, driver, akses, supplies, service, keamanan, workflow, serta data penggunaan. Karena itu, masalah ‘printer tidak muncul di laptop’ dapat menjadi gejala dari arsitektur print yang belum terkelola dengan baik, bukan sekadar masalah workstation.
Sebelum menentukan solusi, organisasi dapat memulai dari Print Environment Assessment untuk memetakan perangkat, pengguna, lokasi, workflow, dan kebutuhan akses.
Kesimpulan
Lingkungan kerja multi-device membuat pengelolaan printer lebih kompleks daripada sekadar memasang driver. Ketika jumlah pengguna, perangkat, lokasi, dan print queue bertambah, pendekatan manual akan semakin sulit dipertahankan.
Print management membantu perusahaan mengelola akses printer secara lebih terstruktur. PaperCut Mobility Print dapat mendukung kebutuhan BYOD/mobile printing, sedangkan Print Deploy membantu mendistribusikan queue dan driver kepada pengguna yang tepat. Keduanya dapat digunakan secara terpisah atau dikombinasikan sesuai desain lingkungan.
Tujuannya sederhana: membuat printing lebih mudah bagi pengguna tanpa membuat pengelolaannya semakin berat bagi IT.
Evaluasi Print Environment Perusahaan
Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, pengguna, lokasi, mobile/BYOD requirement, print queue, keamanan, serta workflow sebelum menentukan arsitektur print management yang sesuai.
Diskusikan kebutuhan print management dan PaperCut perusahaan bersama Nusaprint.
FAQ
Apa itu print management?
Pendekatan untuk mengelola lingkungan printing yang dapat mencakup perangkat, pengguna, queue, driver, akses, authentication, reporting, policy, secure release, dan aspek operasional lainnya.
Apa fungsi PaperCut Mobility Print?
Mobility Print membantu menyediakan akses printing bagi BYOD, laptop, dan perangkat mobile melalui pengalaman print yang relatif native, dengan konfigurasi yang dikelola administrator.
Apa fungsi PaperCut Print Deploy?
Print Deploy digunakan untuk mendistribusikan print queue dan driver ke workstation berdasarkan konfigurasi yang dibuat administrator, termasuk skenario pengguna atau lokasi tertentu.
Apakah Mobility Print dan Print Deploy bisa digunakan bersama?
Ya. Dokumentasi PaperCut menyatakan keduanya dapat digunakan bersama dan dapat saling melengkapi dalam desain tertentu.
Apa bedanya Print Deploy dengan Pull Printing?
Print Deploy membantu menyediakan queue dan driver ke pengguna. Pull Printing mengatur pelepasan print job dari antrean virtual pada perangkat yang dipilih/diotorisasi.
Apakah semua perusahaan membutuhkan PaperCut?
Tidak. Kebutuhan harus ditentukan berdasarkan jumlah pengguna, perangkat, lokasi, keamanan, BYOD, workflow, reporting, dan kompleksitas lingkungan cetak.
