Printer multifungsi di perusahaan tidak lagi hanya berfungsi untuk mencetak, menyalin, dan memindai. Pada lingkungan kerja yang semakin digital, titik pentingnya justru berada pada apa yang terjadi setelah dokumen dipindai atau sebelum dokumen dicetak. Apakah pengguna masih harus mengirim hasil scan ke email, memindahkan file secara manual, mengganti nama dokumen, lalu mengunggahnya lagi ke sistem lain? HP Workpath dirancang untuk memperpendek rangkaian langkah tersebut pada perangkat yang kompatibel.
Apa Itu HP Workpath?
HP Workpath adalah platform aplikasi dan ekosistem workflow untuk printer multifungsi HP yang mendukung Workpath. Aplikasi dapat dijalankan dari panel kontrol MFP sehingga pengguna dapat berinteraksi dengan layanan bisnis atau cloud langsung dari perangkat.
Konsepnya sederhana: MFP menjadi salah satu titik kerja digital. Pengguna tidak selalu harus melakukan proses scan ke folder sementara lalu melanjutkannya dari komputer. Pada aplikasi dan konfigurasi yang sesuai, sebagian langkah dapat dilakukan langsung dari layar MFP.
Dari Scan Biasa Menjadi Workflow yang Lebih Terhubung
Dalam proses konvensional, dokumen kertas sering melewati banyak langkah: scan, simpan lokal, buka komputer, cari file, ubah nama, lalu kirim atau unggah. Semakin banyak langkah manual, semakin besar pula peluang salah tujuan, salah penamaan, atau dokumen tertinggal.
Dengan Workpath, aplikasi yang tersedia dapat menghubungkan MFP dengan platform seperti OneDrive for Business, SharePoint, Google Drive, Universal Print, maupun aplikasi bisnis tertentu. Contohnya, pengguna dapat memindai dokumen menuju repository yang dituju atau mengakses dokumen tertentu dari layanan yang terintegrasi tanpa menjadikan email sebagai jalur transit.
Contoh Penggunaan di Lingkungan Perusahaan
1. Scan ke cloud atau repository. Dokumen dapat diarahkan dari MFP ke layanan yang didukung, sehingga proses penyimpanan menjadi lebih langsung.
2. Akses dokumen dari panel MFP. Pada aplikasi yang mendukungnya, pengguna dapat mencari atau memilih dokumen pada repository kemudian melakukan tindakan yang tersedia.
3. Autentikasi pengguna. Aplikasi seperti HP Secure Access dapat membantu menghadirkan pengalaman akses yang terintegrasi pada implementasi yang kompatibel.
4. Workflow khusus. Organisasi dapat memilih aplikasi yang tersedia, mengembangkan aplikasi sendiri, atau menggunakan solusi yang dibuat untuk kebutuhan proses tertentu.
Mengapa Ini Relevan untuk MPS?
Managed Print Services yang matang tidak berhenti pada jumlah printer, toner, dan service. Setelah lingkungan perangkat stabil, pertanyaan berikutnya adalah apakah MFP dapat membantu mengurangi langkah kerja yang tidak perlu.
Di sinilah Workpath dapat menjadi salah satu komponen workflow. Dalam Print Environment Assessment, Nusaprint dapat memetakan proses yang masih bergantung pada scan-to-email, pemindahan file manual, atau input berulang. Jika kebutuhan, perangkat, aplikasi, lisensi, jaringan, dan kebijakan keamanan mendukung, workflow dapat dirancang lebih ringkas.
Tetap Perlu Memeriksa Kompatibilitas dan Tata Kelola
HP Workpath bukan fitur yang otomatis tersedia dengan kemampuan yang sama pada seluruh printer HP. Dukungan bergantung pada model perangkat, firmware, aplikasi, lisensi atau subscription tertentu, konfigurasi, serta layanan tujuan yang digunakan. Beberapa perangkat juga dapat memerlukan accessory atau upgrade firmware untuk mengaktifkan Workpath.
Karena aplikasi berinteraksi dengan dokumen dan layanan jaringan, implementasi juga perlu memperhatikan autentikasi, hak akses, konektivitas, kebijakan penyimpanan, serta keamanan data. HP menyatakan aplikasi Workpath menjalani proses penilaian keamanan sebelum tersedia melalui ekosistemnya, tetapi konfigurasi organisasi tetap menjadi bagian penting dari implementasi.
Workpath Bukan Pengganti Semua Sistem Bisnis
Workpath sebaiknya diposisikan sebagai penghubung antara MFP dan workflow digital, bukan sebagai pengganti universal untuk DMS, ERP, ECM, BPM, atau aplikasi bisnis lainnya. Nilainya justru muncul ketika perangkat dapat terhubung dengan proses yang sudah digunakan perusahaan dan mengurangi langkah manual di titik print atau scan.
Karena itu, pemilihan aplikasi sebaiknya dimulai dari proses bisnis yang ingin diperbaiki, bukan dari keinginan memasang sebanyak mungkin aplikasi pada printer.
Mulai dari Proses, Bukan dari Aplikasinya
Sebelum menerapkan workflow pada MFP, petakan tiga hal: dokumen berasal dari mana, siapa yang memprosesnya, dan ke mana informasi tersebut harus berakhir. Setelah itu baru tentukan apakah Workpath, fitur bawaan MFP, PaperCut, atau solusi workflow lain merupakan pendekatan yang paling tepat.
Dengan pendekatan tersebut, printer multifungsi tidak sekadar menjadi perangkat output. Ia dapat menjadi salah satu titik penghubung antara dokumen fisik, pengguna, cloud, dan proses digital perusahaan.
FAQ
Apakah HP Workpath tersedia di semua printer HP?
Tidak. Workpath ditujukan untuk perangkat yang kompatibel. Dukungan perlu diperiksa berdasarkan model, firmware, aplikasi, lisensi, dan konfigurasi.
Apakah Workpath hanya untuk scan ke cloud?
Tidak. Ekosistem Workpath mencakup berbagai aplikasi dan workflow, termasuk integrasi repository, autentikasi, print, scan, dan aplikasi bisnis tertentu.
Apakah Workpath menggantikan PaperCut?
Tidak secara otomatis. Workpath dan PaperCut memiliki fokus serta kemampuan yang berbeda dan dapat dipilih berdasarkan kebutuhan. Pada proyek tertentu, keduanya dapat berada dalam arsitektur solusi yang sama jika kompatibel.
Apakah perusahaan harus menggunakan semua aplikasi Workpath?
Tidak. Aplikasi sebaiknya dipilih berdasarkan proses bisnis yang memang perlu disederhanakan.
Langkah Berikutnya
Jika perusahaan masih menggunakan proses scan, penyimpanan, dan distribusi dokumen yang panjang, Nusaprint dapat membantu memetakan alur tersebut melalui Print Environment Assessment. Tujuannya bukan sekadar menambah aplikasi pada printer, tetapi menentukan workflow yang relevan dengan pengguna, perangkat, keamanan, dan sistem yang sudah berjalan.
Referensi:
