Perencanaan printer kantor cabang sebaiknya dimulai dari pekerjaan yang harus diselesaikan, bukan dari menyamakan model mesin di semua lokasi. Cabang dengan transaksi harian padat memiliki kebutuhan berbeda dari kantor pemasaran yang lebih sering memindai dokumen. Tanpa data dasar, perusahaan dapat menempatkan unit terlalu besar di satu lokasi dan kurang memadai di lokasi lain.
Tujuannya adalah menyusun kebutuhan yang dapat dibandingkan oleh GA, procurement, dan IT. Dengan demikian, pembahasan sewa perangkat atau Managed Print Services memiliki dasar yang lebih jelas.
Petakan aktivitas dokumen setiap cabang
Daftar pekerjaan rutin seperti mencetak invoice, menyalin dokumen administrasi, atau memindai berkas ke folder bersama. Tanyakan ukuran kertas, kebutuhan warna, cetak dua sisi, dan penggunaan pengumpan dokumen. Bedakan fitur yang dipakai setiap hari dari fitur yang hanya sesekali diperlukan.
Libatkan pengguna yang menjalankan proses tersebut. Jumlah karyawan saja belum cukup: dua cabang dengan jumlah orang yang sama dapat menghasilkan volume dan pola kerja yang sangat berbeda. Identifikasi juga dokumen yang tidak boleh tertinggal di tray karena memuat informasi internal perusahaan.
Kumpulkan volume dan pola jam sibuk
Gunakan catatan meter atau laporan pemakaian jika tersedia. Pisahkan hitam-putih dan warna serta catat periode pengambilan datanya. Jika belum memiliki laporan, kumpulkan perkiraan dari pengguna dan tandai sebagai estimasi yang perlu divalidasi saat assessment.
Jangan hanya melihat rata-rata bulanan. Periksa lonjakan pada akhir bulan, musim operasional, atau hari tertentu. Perangkat yang tampak cukup dari rata-rata dapat menimbulkan antrean ketika banyak pengguna mengirim pekerjaan bersamaan. Pastikan kebutuhan pemindaian juga dibahas, terutama bila berkas harus segera diteruskan ke kantor pusat.
Gunakan lembar kebutuhan yang sama untuk semua lokasi
- Identitas lokasi: alamat, lantai, jam operasional, dan PIC setempat.
- Pengguna: jumlah pengguna serta divisi yang bergantung pada perangkat.
- Pemakaian: volume print dan copy, kebutuhan scan, serta periode sibuk.
- Fungsi: A3 atau A4, mono atau warna, duplex, dan finishing yang benar-benar diperlukan.
- Infrastruktur: jaringan, komputer, listrik, serta tujuan penyimpanan hasil scan.
- Layanan: gangguan yang pernah terjadi, cakupan teknisi, dan kebutuhan eskalasi.
- Keamanan: jenis dokumen dan kebutuhan kontrol akses.
Format yang konsisten membantu membandingkan cabang tanpa memaksa semuanya menerima konfigurasi identik. Beri ruang untuk catatan khusus, misalnya akses gedung yang terbatas atau pekerjaan yang harus selesai pada jam tertentu.
Periksa penempatan, koneksi, dan rencana cadangan
Tempatkan unit pada area yang mudah dijangkau pengguna yang berwenang. Tinjau jarak berjalan, ruang servis, ventilasi, serta kebisingan. Koordinasikan koneksi dan driver bersama IT sebelum pengiriman. Untuk fungsi scan, pastikan folder tujuan, akun, dan kewenangan akses telah disetujui.
Bahas apa yang terjadi jika perangkat utama tidak dapat digunakan. Pengalihan ke printer lain, perubahan sementara alur kerja, atau dukungan unit pengganti perlu mengikuti kebutuhan dan kesepakatan layanan. Jangan menganggap semua paket sewa otomatis menyediakan cadangan yang sama.
Bedakan standardisasi dan penyeragaman
Standardisasi dapat diterapkan pada cara pelaporan, pengaturan akses, pencatatan meter, dan prosedur permintaan supplies. Kapasitas serta tipe perangkat tetap dapat berbeda menurut kebutuhan cabang. Pendekatan ini membantu kantor pusat menjaga koordinasi sekaligus memberi ruang bagi kondisi lokal.
Mulailah dari satu atau beberapa lokasi yang mewakili pola operasional utama. Evaluasi hasil penempatan sebelum memperluas penerapan. Catat keluhan pengguna, antrean, hasil scan, dan kualitas dukungan agar keputusan berikutnya didasarkan pada pengalaman yang dapat ditelusuri.
Mulai perencanaan printer kantor cabang bersama Nusaprint
Nusaprint dapat membantu melalui Print Environment Assessment untuk memetakan perangkat, volume, workflow, dan kebutuhan layanan. Cakupan dukungan masing-masing lokasi perlu dievaluasi; alamat kantor pusat saja tidak menentukan SLA semua cabang.
Kirim daftar lokasi dan kebutuhan perusahaan agar rekomendasi perangkat, instalasi, serta dukungan dapat dibahas sesuai kondisi operasional setiap cabang.
