Aktivitas printing sering berada di antara banyak fungsi. IT mengelola jaringan dan akses, GA menangani perangkat, Procurement memilih vendor, Finance memeriksa biaya, Security menjaga informasi, sedangkan pengguna menghasilkan dokumen. Ketika keputusan tersebar tanpa pemilik yang jelas, setiap bagian dapat bekerja dengan baik menurut ukurannya sendiri, tetapi lingkungan cetak tetap tidak terkendali secara keseluruhan.
Printer juga bukan lagi perangkat yang berdiri sendiri. Multifunction printer memproses dokumen, identitas pengguna, scan, email, network connection, storage, configuration, firmware, meter, dan log. Karena itu, keputusan tentang printing perlu diperlakukan sebagai bagian dari tata kelola operasional, biaya, informasi, keamanan, dan layanan.
| Definisi: Print Governance adalah kerangka tata kelola yang menetapkan siapa berwenang memutuskan, siapa bertanggung jawab menjalankan, aturan apa yang berlaku, data apa yang ditinjau, risiko apa yang diterima, serta bagaimana kinerja dan kontrol diperbaiki. |
Print Governance Bukan Print Policy
| Aspek | Print Governance | Print Policy |
| Pertanyaan utama | siapa memutuskan, mengawasi, dan bertanggung jawab? | perilaku atau konfigurasi apa yang diwajibkan? |
| Ruang lingkup | tujuan, decision rights, ownership, risk, metrics, assurance, review | aturan duplex, color, access, retention, routing, dan exception |
| Output | model peran, forum keputusan, control framework, scorecard, review cycle | dokumen aturan dan konfigurasi penerapan |
| Sifat | payung manajemen lintas fungsi | instrumen pengendalian di bawah governance |
| Hubungan | menyetujui, memantau, dan mengevaluasi policy | menerjemahkan keputusan governance menjadi ketentuan |
| Batas konsep: Policy tanpa governance mudah menjadi dokumen yang tidak dimiliki. Governance tanpa policy menghasilkan tanggung jawab yang dibicarakan tetapi tidak diterjemahkan menjadi aturan operasional. |
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Print Governance?
| Gejala | Akar masalah governance | Dampak bisnis |
| Printer bertambah tanpa standar | kewenangan pengadaan dan arsitektur tidak jelas | fleet membesar, utilisasi timpang, support kompleks |
| Color cost naik tanpa penjelasan | tidak ada owner atas cost mix dan exception | anggaran tidak dapat diprediksi |
| Dokumen tertinggal di output tray | risiko informasi tidak memiliki control owner | potensi paparan informasi |
| Akun bersama dan akses terlalu luas | ownership identity serta approval lemah | aktivitas sulit diatribusikan |
| Laporan tersedia tetapi tidak ditindaklanjuti | review forum dan decision threshold tidak ada | analytics berhenti sebagai dashboard |
| Insiden berulang | evidence, escalation, dan corrective action tidak terhubung | masalah dianggap kasus teknis terpisah |
Lima Pertanyaan Inti Print Governance
- Tujuan: hasil bisnis apa yang harus dilindungi atau ditingkatkan oleh lingkungan cetak?
- Kepemilikan: siapa accountable atas biaya, keamanan, layanan, data, dan lifecycle perangkat?
- Kewenangan: keputusan apa yang dapat dibuat tiap fungsi, dan keputusan apa yang perlu persetujuan lintas fungsi?
- Bukti: metrik, log, inventory, invoice, exception, dan hasil review apa yang membuktikan kontrol berjalan?
- Perbaikan: kapan deviasi harus dieskalasi, siapa menyetujui tindakan, dan bagaimana efektivitasnya diverifikasi?
Komponen Kerangka Print Governance
| Komponen | Isi minimum | Contoh output |
| Purpose dan principles | tujuan bisnis, risk appetite, prinsip desain | governance charter |
| Scope | lokasi, user, device, print/copy/scan, vendor, cloud/on-premises | scope statement dan exclusions |
| Decision rights | authority, approval, escalation, segregation of duties | decision matrix |
| Roles dan ownership | accountable owner, control owner, operator, assurance | RACI atau role card |
| Policy dan standards | aturan perilaku, konfigurasi, security baseline, data handling | policy library |
| Metrics dan evidence | KPI, KRI, control evidence, audit trail, data quality | governance scorecard |
| Review dan improvement | cadence, threshold, exception, remediation, verification | review minutes dan action log |
Siapa yang Seharusnya Menjadi Pemilik?
Tidak selalu ada satu jawaban. Print Governance dapat dipimpin oleh IT, Operations, GA, Procurement, Security, atau fungsi lain sesuai struktur perusahaan. Yang penting, terdapat seorang accountable owner dengan mandat yang jelas serta forum lintas fungsi. Vendor atau penyedia MPS dapat membantu mengoperasikan dan menyajikan evidence, tetapi akuntabilitas keputusan bisnis tetap berada pada organisasi.
| Peran | Akuntabilitas yang lazim |
| Executive sponsor | menyetujui tujuan, risk appetite, pendanaan, dan eskalasi material |
| Print service owner | accountable atas end-to-end service, roadmap, scorecard, dan improvement |
| IT / Infrastructure | network, identity integration, server/cloud, configuration, patching coordination |
| Information Security | security requirement, risk treatment, incident link, dan assurance |
| GA / Operations | service continuity, lokasi, user experience, asset operation |
| Procurement / Legal | vendor governance, SLA, commercial term, obligation, exit dan data clause |
| Finance | budget, invoice control, allocation, baseline, serta cost validation |
| Business unit owner | kebutuhan proses, local exception, adoption, dan accountable usage |
| MPS provider | monitoring, service delivery, reporting, evidence, rekomendasi, dan remediation support |
Contoh RACI Sederhana
RACI membantu memperjelas Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Matriks berikut adalah contoh awal, bukan struktur universal.
| Keputusan / aktivitas | A | R | C / I |
| Menyetujui strategi dan risk appetite | Executive sponsor | Print service owner | Security, Finance, IT, Operations |
| Menetapkan security baseline | Security owner | IT / MPS operator | Print owner, Legal |
| Menyetujui penambahan perangkat | Print service owner | Procurement / Operations | IT, Finance, business unit |
| Mengubah aturan color/duplex | Print service owner | System administrator | Finance, Operations, user owner |
| Menangani exception policy | Control owner | IT / Operations | Security, business owner |
| Meninjau monthly scorecard | Print service owner | Analytics / MPS team | semua control owner |
| Catatan RACI: Setiap keputusan sebaiknya hanya memiliki satu pihak Accountable. Terlalu banyak A biasanya berarti tidak ada pemilik yang benar-benar dapat dimintai pertanggungjawaban. |
Governance Operating Cycle
| Tahap | Pertanyaan kerja | Evidence |
| Assess | apa kondisi, risiko, biaya, kebutuhan, dan gap saat ini? | inventory, meter, interview, assessment, risk register |
| Decide | tujuan, owner, policy, standard, dan treatment apa yang disetujui? | charter, decision log, approved policy |
| Implement | kontrol teknis dan proses apa yang diterapkan? | configuration, rollout record, training |
| Monitor | apakah output, biaya, security, SLA, dan exception sesuai target? | dashboard, log, ticket, invoice, KRI |
| Review | apa penyebab deviasi dan apakah kontrol masih efektif? | review minutes, control test, trend analysis |
| Improve | tindakan apa yang diprioritaskan dan siapa pemiliknya? | action register, due date, closure evidence |
| Prinsip siklus: Governance bukan rapat tahunan. Ia adalah siklus keputusan berbasis evidence: assess, decide, implement, monitor, review, dan improve. |
Scorecard: KPI, KRI, dan Control Evidence
Satu dashboard tidak otomatis menjadi governance. Data baru berfungsi sebagai alat tata kelola ketika memiliki definisi, owner, target atau threshold, sumber, periode, kualitas data, serta tindakan yang wajib dilakukan ketika hasilnya menyimpang.
| Jenis | Fokus | Contoh |
| KPI | hasil kinerja layanan atau efisiensi | availability, SLA attainment, cost, utilization, first-time fix |
| KRI | indikasi meningkatnya risiko | unsupported firmware, local printing, excessive color, dormant account |
| Control evidence | bukti kontrol dirancang dan berjalan | authentication log, configuration review, approval, ticket closure |
| Outcome | dampak yang ingin dicapai | dokumen lebih terlindungi, biaya terkendali, layanan stabil |
Contoh Print Governance Scorecard
| Domain | Metrik / evidence | Owner | Trigger tindakan |
| Cost | weighted CPP, invoice variance, color cost share | Finance / Print owner | variance melewati threshold yang disetujui |
| Fleet | utilization, device-to-user fit, lifecycle status | Operations / IT | under/over-utilization atau end-of-support |
| Security | authenticated release, firmware status, open finding | Security / IT | critical gap atau overdue remediation |
| Policy | duplex/color compliance, exception volume | Policy owner | exception meningkat atau aturan tidak efektif |
| Service | uptime, response/resolve SLA, repeat incident | Service owner | SLA miss atau recurring root cause |
| Evidence | log coverage, missing meter, data reconciliation | Control owner | data gap menghambat keputusan/audit |
| Penting: Threshold dalam contoh harus ditentukan perusahaan berdasarkan baseline, kebutuhan, kontrak, dan toleransi risiko. Jangan mengadopsi angka generik tanpa konteks. |
Bagaimana Cluster Lain Bekerja di Bawah Governance
| Kapabilitas | Kontribusi terhadap governance |
| Print Environment Assessment | membangun baseline, scope, risk, gap, dan prioritas |
| Fleet Management | menyediakan inventory, status, utilization, dan lifecycle evidence |
| Print Analytics | mengubah meter dan job data menjadi insight dan exception |
| Cost Per Page | menyediakan definisi dan metrik biaya yang dapat dibandingkan |
| Print Policy | menerjemahkan keputusan menjadi aturan penggunaan dan konfigurasi |
| User Authentication | mengaitkan akses serta aktivitas dengan identitas |
| Secure Print / Pull Printing | mengendalikan pelepasan dokumen dan abandoned output |
| Printer Security | menetapkan dan mengoperasikan protective controls perangkat |
| Audit Log Printer | menyediakan jejak bukti untuk review, investigation, dan assurance |
| Managed Print Services | mengoperasikan layanan, data, SLA, review, dan continuous improvement |
Exception Management: Bagian yang Sering Dilupakan
Policy yang realistis membutuhkan mekanisme exception. Unit bisnis mungkin memerlukan color untuk fungsi tertentu, local device untuk kondisi lokasi, atau retention berbeda karena proses. Exception bukan celah otomatis; ia adalah keputusan risiko yang harus memiliki alasan, owner, approval, compensating control, masa berlaku, dan review.
| Field exception | Pertanyaan |
| Request dan business reason | apa kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi oleh standard? |
| Risk assessment | risiko biaya, keamanan, data, dan operasi apa yang berubah? |
| Approval owner | siapa berwenang menerima risiko atau biaya tambahan? |
| Compensating control | kontrol pengganti apa yang menurunkan risiko? |
| Expiry / review date | kapan exception berakhir atau harus dinilai ulang? |
| Evidence | dokumen apa yang membuktikan persetujuan dan penerapan? |
Third-Party dan MPS Governance
Outsourcing operasional tidak memindahkan seluruh risiko. Kontrak MPS sebaiknya menerjemahkan keputusan governance menjadi ruang lingkup, peran, SLA, data responsibility, security obligation, access, logging, incident notification, reporting, change control, subcontractor, asset return, serta exit arrangement yang dapat diperiksa.
| Area review | Pertanyaan governance |
| Scope dan service boundary | apa yang termasuk, dikecualikan, dan bergantung pada customer? |
| Data dan access | data apa yang diproses, siapa dapat mengakses, dan bagaimana akses ditinjau? |
| SLA dan experience | apakah metrik vendor benar-benar mewakili outcome bisnis? |
| Security dan incident | siapa melakukan hardening, update, evidence, notification, dan recovery? |
| Commercial control | bagaimana meter, minimum, escalation, invoice, dan exception divalidasi? |
| Change dan exit | bagaimana perubahan disetujui dan data/configuration dikembalikan atau dihapus? |
Tahapan Membangun Print Governance
- Tetapkan sponsor, print service owner, tujuan bisnis, scope, serta prinsip tata kelola.
- Lakukan Print Environment Assessment untuk membangun inventory, baseline biaya, service, data, security, dan risk register.
- Petakan stakeholder, decision rights, RACI, control ownership, dan jalur eskalasi.
- Susun policy serta standard minimum untuk device, identity, document release, data, logging, service, cost, dan lifecycle.
- Tentukan KPI, KRI, control evidence, source of truth, threshold, serta data-quality rule.
- Bangun exception management, approval, expiry, compensating control, dan decision log.
- Terapkan kontrol teknis dan proses; komunikasikan peran kepada administrator, vendor, dan pengguna.
- Jalankan monthly operational review dan quarterly governance review sesuai skala organisasi.
- Catat tindakan, owner, deadline, closure evidence, serta verifikasi apakah risiko benar-benar menurun.
- Evaluasi charter, policy, contract, metrics, dan roadmap ketika bisnis, teknologi, vendor, atau risiko berubah.
Model Kematangan Print Governance
| Level | Karakteristik | Prioritas berikutnya |
| 1 — Reaktif | keputusan per insiden; inventory dan owner tidak lengkap | tetapkan scope, inventory, dan accountable owner |
| 2 — Terkontrol | policy dasar dan vendor tersedia; evidence masih tersebar | standarkan data, roles, dan operating review |
| 3 — Terukur | scorecard, RACI, exception, dan review berjalan | hubungkan KRI, root cause, dan corrective action |
| 4 — Terintegrasi | cost, security, service, lifecycle, dan contract ditinjau bersama | gunakan forecast dan risk-based prioritization |
| 5 — Adaptif | governance menyesuaikan perubahan bisnis dan teknologi | continuous assurance dan strategic optimization |
| Self-assessment: Level kematangan bukan sertifikasi. Gunakan sebagai alat percakapan untuk menentukan gap, prioritas, owner, dan roadmap yang realistis. |
Kesalahan yang Harus Dihindari
- Menganggap pembelian software sudah menyelesaikan tata kelola.
- Menyamakan governance dengan policy atau SOP.
- Menyerahkan seluruh akuntabilitas kepada vendor MPS.
- Memiliki banyak pihak Accountable untuk satu keputusan.
- Mengumpulkan dashboard tanpa threshold dan tindakan yang disepakati.
- Membuat policy tanpa exception, expiry, serta compensating control.
- Mengukur aktivitas vendor tetapi tidak mengukur outcome bisnis.
- Menerima klaim penghematan tanpa baseline dan definisi Cost Per Page.
- Menggunakan log tanpa kontrol akses, retention, review, dan integritas evidence.
- Menutup action item tanpa bukti bahwa akar masalah atau risiko telah ditangani.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Print Governance hanya dibutuhkan perusahaan besar?
Tidak. Skala mekanismenya dapat disederhanakan. Organisasi kecil tetap membutuhkan owner, aturan, baseline, review, dan eskalasi—meski tanpa komite formal.
Siapa yang paling tepat memimpin Print Governance?
Bergantung pada struktur. IT, Operations, GA, atau fungsi lain dapat memimpin, asalkan mandat end-to-end jelas dan keputusan lintas biaya, security, service, procurement, serta bisnis terhubung.
Apakah Print Governance sama dengan Managed Print Services?
Tidak. Governance adalah sistem keputusan dan akuntabilitas organisasi. MPS dapat menjadi operating model dan sumber evidence untuk menjalankan keputusan tersebut.
Apakah perusahaan harus membuat komite baru?
Tidak selalu. Governance dapat ditanamkan pada forum IT, Operations, Security, Procurement, atau vendor review yang sudah ada, selama agenda, owner, threshold, keputusan, dan action log jelas.
Apa bedanya KPI dan KRI?
KPI menilai hasil kinerja atau layanan. KRI menunjukkan peningkatan eksposur risiko. Satu metrik dapat membantu keduanya, tetapi tujuan dan trigger tindakannya harus dinyatakan.
Apakah audit log otomatis membuktikan kontrol efektif?
Tidak. Log perlu memiliki coverage, integritas, akses, retention, korelasi identitas, review, dan tindak lanjut. Keberadaan data saja belum membuktikan kontrol berjalan efektif.
Seberapa sering governance review dilakukan?
Sesuaikan skala dan risiko. Review operasional dapat bulanan, governance dapat kuartalan, dan review insidental dilakukan setelah perubahan atau insiden material.
Dari Perangkat Tersebar Menjadi Sistem yang Dapat Dipertanggungjawabkan
Print Governance membantu perusahaan mengubah keputusan printing yang tersebar menjadi satu sistem yang memiliki arah, pemilik, aturan, bukti, dan siklus perbaikan. Tujuannya bukan menambah birokrasi, melainkan memastikan biaya, layanan, informasi, teknologi, vendor, serta pengalaman pengguna dibaca sebagai satu lingkungan yang saling bergantung.
Nusaprint dapat membantu memulai dari Print Environment Assessment, menyusun baseline dan governance scorecard, menghubungkan Print Policy dengan kontrol teknis, menata review MPS, serta membangun roadmap berdasarkan risiko dan nilai bisnis.
| Ingin mengetahui apakah lingkungan cetak perusahaan sudah memiliki owner, decision rights, evidence, dan review cycle yang jelas? Mulai dengan Print Environment Assessment bersama Nusaprint untuk memetakan gap dan prioritas governance secara objektif. |
Rekomendasi Knowledge Tentang Printer
- Pilar utama: Managed Print Services.
- Baseline: Print Environment Assessment dan Print Health Score™ by Nusaprint.
- Aturan dan identitas: Print Policy, User Authentication, Secure Print, serta Pull Printing.
- Evidence dan pengukuran: Print Analytics, Cost Per Page, dan Audit Log Printer.
- Aset dan risiko: Fleet Management, Printer Security, Monitoring Toner, dan Printer Lifecycle.
Rujukan Teknis
- ISO — ISO/IEC 27001:2022 Information Security Management Systems
- ISO — Access Control and ISO/IEC 27001
- NIST — SP 800-53 Rev. 5, Security and Privacy Controls
- NIST — SP 800-207, Zero Trust Architecture
- CISA — Use Logging on Business Systems
- CISA — NSA and CISA Top Ten Cybersecurity Misconfigurations
| Catatan rujukan: Rujukan di atas memberi prinsip umum risk management, access control, logging, monitoring, dan continuous improvement. Artikel ini menerapkannya secara konseptual pada lingkungan printing; bukan klaim bahwa standar tersebut mendefinisikan istilah Print Governance secara khusus. |
