Banyak perusahaan mengelola printing melalui kebiasaan yang tidak pernah ditulis. Pengguna memilih printer sendiri, color tersedia untuk semua orang, dokumen sensitif keluar tanpa autentikasi, dan permintaan pengecualian diselesaikan secara informal. Kondisi ini terlihat fleksibel, tetapi menyulitkan pengendalian biaya, keamanan, kapasitas, dan akuntabilitas.
Print Policy memberi kerangka yang konsisten. Kebijakan ini menjelaskan tujuan penggunaan fasilitas cetak, siapa yang memperoleh akses, konfigurasi standar, aktivitas yang dibatasi, cara menangani kebutuhan khusus, siapa yang mengambil keputusan, serta bagaimana hasilnya ditinjau. Teknologi dapat membantu menerapkan aturan tersebut, tetapi keputusan bisnis tetap harus dirumuskan lebih dahulu.
| Definisi: Print Policy adalah kebijakan organisasi yang mengatur penggunaan printer, MFP, print service, dan workflow dokumen melalui prinsip, hak akses, konfigurasi standar, kontrol, pengecualian, tanggung jawab, serta mekanisme evaluasi. |
Policy, Standard, Procedure, dan System Rule Tidak Sama
| Lapisan | Fungsi | Contoh |
| Policy | menetapkan tujuan dan prinsip | dokumen rahasia harus dilepas oleh pengguna yang berwenang |
| Standard | menetapkan ketentuan minimum yang konsisten | secure release diwajibkan pada kelompok dokumen tertentu |
| Procedure | menjelaskan langkah pelaksanaan | cara meminta akses color atau melaporkan perangkat bermasalah |
| System rule | menerapkan keputusan secara teknis | job color di atas batas tertentu meminta konfirmasi atau approval |
| Guidance | memberi anjuran yang dapat disesuaikan | gunakan preview sebelum mencetak dokumen panjang |
Satu dokumen dapat merujuk ke seluruh lapisan tersebut, tetapi istilahnya perlu dibedakan. Kebijakan yang hanya berisi konfigurasi teknis mudah kehilangan tujuan bisnis, sedangkan kebijakan tanpa standar, prosedur, dan aturan sistem sulit diterapkan secara konsisten.
Tujuan Print Policy
- Menjaga ketersediaan layanan printing untuk proses bisnis yang sah.
- Mengendalikan biaya berdasarkan output mix, volume, perangkat, dan kebutuhan pengguna.
- Melindungi kerahasiaan dokumen serta mengurangi output yang tertinggal di tray.
- Menyelaraskan akses printer dengan role, lokasi, departemen, dan tingkat risiko.
- Mendorong penggunaan paper, toner, energi, dan perangkat secara bertanggung jawab.
- Membentuk data yang konsisten untuk audit, chargeback, evaluasi, dan perencanaan fleet.
- Menetapkan jalur pengecualian agar aturan tidak menghambat kebutuhan bisnis yang valid.
Komponen Utama Kebijakan Cetak
| Komponen | Pertanyaan yang harus dijawab | Contoh keputusan |
| Scope | siapa, lokasi, perangkat, dan workflow apa yang tercakup? | kantor pusat, cabang, remote user, printer lokal, MFP |
| Access | siapa boleh menggunakan fungsi tertentu? | color, scan destination, USB, direct print berdasarkan role |
| Defaults | pengaturan awal apa yang disarankan? | mono, duplex, draft, ukuran kertas, secure release |
| Restrictions | aktivitas apa yang dibatasi atau ditolak? | job sangat besar, format tertentu, color tanpa alasan |
| Security | bagaimana identitas dan dokumen dilindungi? | authentication, encryption, release, logging, retention |
| Cost | bagaimana biaya dihitung dan dialokasikan? | CPP, cost center, client code, budget, quota |
| Exception | kapan aturan boleh dikecualikan? | legal form, customer material, accessibility, device limitation |
| Governance | siapa pemilik, approver, operator, dan reviewer? | IT, GA, Finance, Security, HR, Procurement |
| Measurement | indikator apa yang membuktikan dampak? | color mix, duplex, abandoned job, cost, incident, adoption |
Default Bukan Larangan
Default mengarahkan pilihan awal tanpa selalu menghilangkan pilihan pengguna. Mono dan duplex dapat menjadi konfigurasi standar, sementara color atau simplex tetap tersedia ketika mempunyai alasan bisnis. Pendekatan ini biasanya lebih proporsional daripada memblokir seluruh kebutuhan, terutama jika organisasi memiliki dokumen pelanggan, formulir, label, gambar teknis, atau persyaratan legal yang berbeda.
| Prinsip desain: Gunakan kontrol yang paling ringan tetapi cukup untuk mencapai tujuan. Urutannya dapat dimulai dari informasi dan default, kemudian confirmation, routing, approval, quota, hingga deny ketika risiko atau biaya memang membenarkannya. |
Tingkat Intervensi dalam Print Policy
| Intervensi | Cara kerja | Kapan sesuai |
| Inform | menampilkan biaya, dampak, atau pengingat | perilaku perlu dibentuk tanpa menghambat workflow |
| Default | menentukan pilihan awal seperti mono atau duplex | sebagian besar job cocok dengan konfigurasi standar |
| Confirm | meminta pengguna mengonfirmasi pilihan | job color, besar, atau tidak biasa mungkin tetap valid |
| Route | mengalihkan job ke perangkat yang lebih sesuai | biaya, kapasitas, format, atau lokasi dapat dioptimalkan |
| Approve | memerlukan persetujuan sebelum diproses | output bernilai tinggi atau berisiko memerlukan kontrol |
| Quota | membatasi penggunaan berdasarkan periode atau biaya | organisasi membutuhkan batas yang terukur |
| Deny | menolak job yang melanggar rule | risiko, kapasitas, atau larangan telah didefinisikan jelas |
Contoh Rule dan Pengecualian
| Area | Rule awal | Pengecualian yang perlu dipikirkan |
| Color | default mono; konfirmasi untuk color | materi pelanggan, proof, grafik, komunikasi visual |
| Duplex | default duplex | formulir satu sisi, label, dokumen legal, finishing tertentu |
| Job besar | route atau approval di atas ambang | batch operation, laporan wajib, kebutuhan produksi |
| Secure release | wajib untuk dokumen sensitif atau shared MFP | perangkat tanpa capability dan skenario darurat |
| Direct print | dibatasi pada perangkat terkelola | alat khusus, proses mesin, atau kebutuhan offline |
| Scan | tujuan dan format berdasarkan role | workflow aplikasi, vendor, atau regulasi tertentu |
| Guest | akses terbatas dan tercatat | event, customer service, atau kontraktor yang disetujui |
Angka ambang tidak sebaiknya disalin dari organisasi lain. Batas halaman, nilai biaya, periode quota, atau tingkat approval perlu dibangun dari baseline, jenis pekerjaan, kemampuan fleet, risiko, dan dampak terhadap pelayanan.
Peran dan Tanggung Jawab
| Pemangku kepentingan | Peran utama |
| Business owner | memastikan policy tidak menghambat proses dan kebutuhan pelanggan |
| IT | mengelola print service, identity, queue, configuration, integration, dan support |
| GA / Operations | mengelola fasilitas, perangkat, supplies, lokasi, dan pengalaman pengguna |
| Finance | menetapkan metodologi biaya, budget, allocation, serta validasi saving |
| Security / Compliance | menentukan kontrol, logging, retention, investigation, dan risk acceptance |
| HR / Legal | meninjau komunikasi, privasi, konsekuensi, dan kesesuaian kebijakan internal |
| Procurement | menyelaraskan kontrak, SLA, vendor, capability, dan lifecycle perangkat |
| User / Manager | mengikuti policy, memberi konteks, menyetujui exception, dan melaporkan kendala |
Tahapan Menyusun Print Policy
- Menentukan sponsor, pemilik kebijakan, tujuan bisnis, dan ruang lingkup awal.
- Melakukan Print Environment Assessment untuk memetakan fleet, user, workflow, biaya, dan risiko.
- Membangun baseline volume, color mix, duplex, abandoned job, biaya, insiden, dan pengalaman pengguna.
- Mengidentifikasi kelompok pengguna, jenis dokumen, kebutuhan khusus, serta capability perangkat.
- Merancang policy, standard, procedure, system rule, exception, dan escalation path.
- Memvalidasi dampak bersama IT, Operations, Finance, Security, HR, Legal, dan business owner.
- Menguji rule pada lokasi atau kelompok terbatas serta mencatat false positive dan hambatan workflow.
- Mengomunikasikan alasan, perubahan, tanggal berlaku, dukungan, dan cara meminta pengecualian.
- Menerapkan rule secara bertahap, memonitor hasil, dan memperbaiki konfigurasi bila diperlukan.
- Meninjau kebijakan secara berkala atau ketika terjadi perubahan teknologi, risiko, organisasi, dan kontrak.
Pengecualian Bukan Kegagalan Policy
Kebijakan yang realistis menyediakan mekanisme pengecualian. Kebutuhan legal, accessibility, komunikasi pelanggan, pekerjaan kreatif, perangkat khusus, insiden layanan, atau business continuity dapat memerlukan perlakuan berbeda. Yang harus dihindari adalah pengecualian permanen tanpa alasan, pemilik, masa berlaku, dan review.
| Elemen exception | Isi minimum |
| Requestor dan owner | siapa yang meminta serta siapa bertanggung jawab |
| Business justification | proses atau risiko apa yang membuat exception diperlukan |
| Scope | user, grup, perangkat, lokasi, job type, atau periode |
| Compensating control | kontrol pengganti jika standard tidak dapat diterapkan |
| Approver | pihak yang memiliki kewenangan menerima risiko atau biaya |
| Expiry dan review | tanggal berakhir serta syarat evaluasi ulang |
| Evidence | ticket, approval, konfigurasi, dan hasil review yang tercatat |
Komunikasi dan Change Management
- Jelaskan masalah dan tujuan bisnis, bukan hanya daftar larangan.
- Sampaikan apa yang berubah, siapa terdampak, kapan berlaku, dan bantuan yang tersedia.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami serta contoh pekerjaan yang dekat dengan pengguna.
- Berikan notifikasi pada saat keputusan terjadi, misalnya ketika user memilih color atau job besar.
- Siapkan FAQ, jalur support, exception request, dan materi onboarding untuk pengguna baru.
- Catat feedback serta bedakan resistensi terhadap perubahan dari hambatan proses yang nyata.
Mengukur Efektivitas Print Policy
| Dimensi | Contoh indikator | Catatan interpretasi |
| Adoption | persentase queue/user yang menerima policy | coverage teknis tidak selalu berarti perilaku berubah |
| Output mix | mono/color, simplex/duplex, ukuran kertas | nilai bisnis output harus tetap dipertimbangkan |
| Waste | deleted, expired, abandoned, reprint | definisi dan sumber data harus konsisten |
| Cost | CPP, cost/job, budget variance, allocation | bedakan saving, avoidance, dan pergeseran biaya |
| Security | secure release, failed auth, incident, exception | anomali adalah sinyal untuk diperiksa |
| Experience | complaint, support ticket, release time, failure | policy tidak boleh merusak layanan penting |
| Exception | jumlah, alasan, durasi, repeat request | pola exception dapat menunjukkan rule perlu direvisi |
| Nusaprint Insight: Policy yang baik tidak dinilai dari seberapa banyak job diblokir. Policy yang baik membuat perilaku normal menjadi lebih mudah, kebutuhan khusus tetap dapat dilayani, risiko terlihat, dan dampaknya dapat diukur. |
Hubungan Print Policy dengan Cluster Lain
| Cluster | Peran terhadap Print Policy |
| Print Environment Assessment | menemukan baseline, kebutuhan, gap, dan constraint sebelum rule dibuat |
| Print Analytics | mengukur pola, variance, adoption, exception, dan outcome |
| User Authentication | memastikan rule dapat diterapkan berdasarkan identitas dan role |
| Secure Print / Pull Printing | menerapkan held job dan release untuk kerahasiaan serta waste control |
| Fleet Management | menyelaraskan routing, capacity, placement, dan device capability |
| Cost Per Page | membangun dasar biaya, charging, budget, dan evaluasi penghematan |
| Printer Security | menetapkan hardening, access, patch, protocol, dan incident requirement |
| Audit Log Printer | menyediakan evidence untuk review, investigasi, dan akuntabilitas |
| Print Governance | menetapkan decision rights, ownership, risk, dan siklus evaluasi |
Kesalahan yang Harus Dihindari
- Menyamakan Print Policy dengan default duplex dan mono saja.
- Membuat aturan sebelum memahami pengguna, workflow, capability, dan baseline.
- Menerapkan batas yang sama kepada seluruh fungsi tanpa klasifikasi kebutuhan.
- Menganggap semua color, simplex, atau job besar sebagai pemborosan.
- Membeli software terlebih dahulu lalu menyesuaikan tujuan dengan fitur yang tersedia.
- Mengaktifkan rule langsung ke seluruh organisasi tanpa pilot dan rollback plan.
- Tidak menyediakan exception, escalation, komunikasi, serta dukungan pengguna.
- Mengumpulkan data personal berlebihan untuk menegakkan kebijakan.
- Mengklaim saving tanpa baseline, scope, periode, dan metodologi yang konsisten.
- Membiarkan policy tidak ditinjau setelah organisasi atau lingkungan teknis berubah.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Print Policy sama dengan pembatasan printing?
Tidak. Pembatasan hanya salah satu instrumen. Print Policy juga mengatur tujuan, akses, default, keamanan, biaya, tanggung jawab, pengecualian, komunikasi, dan evaluasi.
Apakah semua perusahaan harus mewajibkan mono dan duplex?
Tidak selalu. Keduanya dapat menjadi default yang baik untuk banyak pekerjaan, tetapi tipe dokumen, persyaratan legal, komunikasi pelanggan, accessibility, finishing, dan capability perangkat dapat memerlukan pengecualian.
Apakah Print Policy memerlukan aplikasi pihak ketiga?
Tidak selalu. Sebagian default dapat dikonfigurasi melalui printer, driver, print server, atau cloud print service. Enforcement lintas user, grup, perangkat, biaya, approval, secure release, dan reporting biasanya memerlukan kapabilitas print management tambahan.
Apakah quota cocok untuk perusahaan?
Bisa, tetapi tidak otomatis cocok untuk semua fungsi. Quota perlu dikaitkan dengan baseline, peran, periode, business requirement, exception, serta konsekuensi ketika batas tercapai.
Siapa yang seharusnya memiliki Print Policy?
Kepemilikan harus jelas dan lintas fungsi. IT sering mengoperasikan sistem, tetapi Operations, Finance, Security, HR, Legal, Procurement, serta business owner dapat memiliki keputusan yang berbeda.
Seberapa sering Print Policy harus ditinjau?
Tetapkan jadwal berkala, misalnya tahunan, dan lakukan review tambahan ketika ada perubahan fleet, cloud service, kontrak, struktur organisasi, cara kerja, regulasi, insiden, atau pola exception.
Bagaimana mengetahui policy berhasil?
Bandingkan baseline dan hasil pada indikator yang relevan, seperti output mix, abandoned job, biaya, incident, adoption, support ticket, pengalaman pengguna, dan pola exception. Pastikan scope serta definisinya tetap konsisten.
Mulai dari Baseline, Bukan dari Larangan
Print Policy yang efektif dimulai dari pemahaman lingkungan cetak dan kebutuhan bisnis. Organisasi perlu mengetahui siapa yang mencetak, jenis output yang dibutuhkan, perangkat yang tersedia, biaya yang muncul, risiko yang harus dikendalikan, serta konsekuensi jika suatu rule diterapkan.
Nusaprint membantu perusahaan melakukan Print Environment Assessment, membangun baseline melalui Print Analytics, merancang kontrol yang proporsional, serta menghubungkan Print Policy dengan User Authentication, Secure Print, Fleet Management, Cost Per Page, Printer Security, dan Managed Print Services.
| Ingin menyusun Print Policy yang tidak sekadar membatasi pengguna? Hubungi tim Nusaprint untuk memetakan baseline, kebutuhan bisnis, capability perangkat, risiko, exception, serta indikator keberhasilan sebelum rule diterapkan. |
Rekomendasi Internal Link
- Pilar utama: Managed Print Services.
- Sebelum policy: Print Environment Assessment dan Print Health Score™ by Nusaprint.
- Dasar keputusan: Print Analytics dan Cost Per Page.
- Penerapan identitas: User Authentication.
- Keamanan output: Secure Print, Pull Printing, Printer Security, dan Audit Log Printer.
- Operasional: Fleet Management, Monitoring Toner, dan Document Workflow.
- Tata kelola: Print Governance.
