Ketika perusahaan memiliki banyak printer dan multifunction printer (MFP), masalahnya biasanya bukan lagi sekadar apakah perangkat dapat mencetak. Tantangannya bergeser ke bagaimana seluruh lingkungan cetak dikelola: apakah perangkat sesuai kebutuhan, supplies tersedia, gangguan cepat ditangani, penggunaan dapat dipantau, dan dokumen tetap aman.
Di sinilah Managed Print Services (MPS) menjadi relevan. MPS mengubah pendekatan dari mengurus printer satu per satu menjadi mengelola lingkungan cetak sebagai bagian dari operasional perusahaan.
Bukan Hanya Menyediakan Mesin
Sewa printer atau mesin fotocopy pada dasarnya menyediakan perangkat untuk digunakan selama periode tertentu. MPS memiliki ruang lingkup yang lebih luas karena perangkat, service, supplies, monitoring, penggunaan, security, dan workflow dapat dikelola sebagai satu lingkungan.
Pertanyaannya bukan hanya “printer apa yang dibutuhkan?”, tetapi juga “berapa banyak perangkat yang diperlukan, ditempatkan di mana, siapa yang menggunakannya, berapa volumenya, dan bagaimana operasionalnya dipantau?”
Lima Area yang Membuat Managed Print Service Berbeda
1. Fleet — Perangkat dipandang sebagai satu fleet. Model, lokasi, fungsi, volume, dan kondisi perangkat dapat dipetakan agar kapasitas sesuai kebutuhan kerja.
2. Supplies — Ketersediaan toner dan supplies dipantau untuk mengurangi risiko perangkat berhenti karena supplies tidak tersedia.
3. Service — Gangguan dicatat dan ditangani melalui proses layanan yang terukur. Response time perlu dibedakan dari resolution time.
4. Usage & Cost — Data penggunaan membantu memahami volume mono/color, duplex, perangkat aktif, dan pola pemakaian. Print management dapat menambah tracking dan analisis biaya.
5. Security & Workflow — Printer modern adalah network endpoint sekaligus titik masuk dan keluarnya dokumen. Authentication, secure release, scan workflow, firmware, dan konfigurasi dapat menjadi bagian desain MPS.
Dari Reaktif Menjadi Lebih Terukur
Tanpa pengelolaan yang jelas, banyak aktivitas print bersifat reaktif: toner habis baru dipesan, printer rusak baru dicari teknisi, perangkat baru dibeli ketika pengguna mengeluh, dan biaya baru diperiksa ketika sudah meningkat.
MPS mendorong pola yang lebih terukur. Fleet dapat dimonitor, data penggunaan dievaluasi, service history dilihat kembali, dan perubahan kapasitas dilakukan berdasarkan kebutuhan. HP menempatkan monitoring, fleet management, workflow automation, security, dan support sebagai bagian dari pendekatan Managed Print Services.
Managed Print Service Tidak Berarti Semua Harus Kompleks
Perusahaan tidak harus langsung menerapkan seluruh fitur. Organisasi dengan kebutuhan sederhana dapat memulai dari pengelolaan perangkat, supplies, dan service. Ketika kebutuhan berkembang, lapisan seperti print analytics, user authentication, secure print, pull printing, atau workflow dapat ditambahkan sesuai prioritas.
Pendekatan bertahap juga membantu perusahaan menghindari fitur yang sebenarnya belum diperlukan.
Mulai dari Print Environment Assessment
Sebelum menentukan perangkat atau kontrak, langkah yang lebih sehat adalah memahami kondisi saat ini. Print Environment Assessment dapat memetakan jumlah perangkat, lokasi, fungsi, volume, pola penggunaan, kebutuhan pengguna, service, security, dan workflow.
Dari baseline tersebut, perusahaan dapat menentukan apakah cukup dengan rental perangkat, membutuhkan print management, atau memang lebih tepat menggunakan pendekatan Managed Print Services.
Kesimpulan
Managed Print Services bukan sekadar mengganti cara membeli printer menjadi cara menyewa printer. Nilai utamanya terletak pada perubahan cara mengelola operasional cetak: dari perangkat yang berdiri sendiri menjadi fleet yang dapat dipantau, diukur, diamankan, dan dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis.
Semakin kompleks lingkungan cetak perusahaan, semakin penting keputusan dibuat berdasarkan data dan kebutuhan operasional, bukan hanya harga perangkat.
FAQ
Apakah MPS sama dengan sewa mesin fotocopy?
Tidak selalu. Rental berfokus pada penyediaan perangkat, sedangkan MPS dapat mencakup fleet, supplies, service, monitoring, penggunaan, security, dan workflow.
Apakah perusahaan kecil membutuhkan MPS?
Tergantung kompleksitas lingkungan cetaknya. Jumlah perangkat bukan satu-satunya faktor; lokasi, volume, service, security, dan workflow juga perlu dipertimbangkan.
Apakah MPS dapat membantu melihat biaya cetak?
Ya, jika data perangkat dan penggunaan tersedia. Print management dapat menambah visibilitas melalui tracking, cost profile, job log, reporting, dan cost allocation sesuai solusi.
Apakah semua fitur harus diterapkan sejak awal?
Tidak. Implementasi dapat dilakukan bertahap sesuai prioritas dan hasil assessment.
